• Belegübermittlung via DATEV Unternehmen Online. Jeder Beleg ist ein einzelnes Dokument (d.h. dass nicht mehrere Belege in einem pdf-Dokument enthalten sind). Ordnung von Belegen in Belegtypen entsprechend Zahlungswegen (Bank, Kasse, Kreditkarte und Reisekostenerstattungen)
• Kontoumsätze (einschließlich Kreditkartenumsätze) werden auf Basis DATEV Kontoauszugsmanager angeliefert
• Private und geschäftliche Transaktionen werden auf getrennten Belegen bzw. Rechnungen abgerechnet
• Private und geschäftliche Transaktionen werden über separate Bankkonten und Kreditkarten gezahlt
• Reichen Sie sämtliche Belege bis zum 15ten des Folgemonats in DATEV Unternehmen Online ein und beantragen Sie durch uns umsatzsteuerliche Dauerfristverlängerung
• Sie sind darauf bestrebt, eine Buchhaltung entsprechend den gesetzlichen Anforderungen zu führen. Sie kennen unser Merkblatt Buchhaltung, das Sie an die im üblichen Geschäftsverkehr häufig relevanten Beleganforderungen erinnert. An fehlende oder inhaltlich unzureichende Belege zu erinnern ist keine Buchhaltungsleistung, sondern eine Sonderleistung. Ebenso ist eine Bankbuchung ohne Beleg eine Sonderleistung, denn diese verursacht für uns ein Vielfaches an Aufwand im Vergleich zu einer Bankbuchung, zu dem Sie einen Beleg rechtzeitig in das System eingestellt haben. Ihnen verursacht dies zusätzliche Gebühren ohne Mehrwert, was auch uns keine Zufriedenheit stiftet. Deswegen möchten wir Ihnen bitte freundlich frühzeitig empfehlen, jeden Beleg konsequent im System zu speichern und E-Mails mit Rückfragen systematisch abzuarbeiten. 
• Sie wünschen, dass wir unbearbeitete Rückfragen zu einem Geschäftsvorfall in einer Weise behandeln, die keinen Compliance-Verstoß darstellt
• Kontrollieren Sie monatlich Ihre Offene-Posten-Listen auf Vollständigkeit Ihrer Belege und bearbeiten Sie unsere Rückfragen vollständig
• Auswertungen zur Finanzbuchhaltung werden Ihnen in DATEV Unternehmen online bereitgestellt
• Sofern eine Kasse geführt wird, ist das Kassenbuch in elektronischer Form mittels DATEV Kassenbuch Online zu erstellen. Alternativ ist eine Schnittstelle zu Ihrem Kassensystem zur Verfügung zu stellen

• Bevollmächtigung zur Vertretung in Steuersachen zwecks elektronischem Abruf der Steuerdaten
• Belegübermittlung an uns via DATEV Meine Steuern
• Prüfung und Freigabe der Steuererklärungen via DATEV Freizeichnung online
• Übermittlung der Steuerbescheide via MyDATEV Kanzlei oder wahlweise per E-Mail

• Stammdatenneuanlagen zu Arbeitnehmern werden über DATEV Personal übermittelt
• Dateien für Lohnzahlungen werden Ihnen von der Kanzlei ausschließlich in DATEV Unternehmen Online bereitgestellt
• Personalauswertungen und -abrechnungen für Mandanten werden Ihnen in DATEV Unternehmen Online Auswertungen Personalwirtschaft sowie optional Ihren Arbeiternehmern in DATEV Arbeitnehmer online bereitgestellt
• Lohndokumente und Veränderungen (z.B. zu Bezügen) werden von Ihnen über DATEV Personalakte gemeldet
• Atteste zu Krankmeldungen werden über DATEV Personaldaten abgerufen
• Alle für die monatliche Lohnabrechnung relevanten Informationen sind bis zum vereinbarten Termin bereitzustellen

Sofern beide Seiten eine Zusammenarbeit wünschen, senden Sie uns bitte Ihre Stammdaten über DATEV Onboarding. Sie können diese Applikation optional mit Zweifaktorauthentifizierung nutzen. Einkommensteuermandanten sowie Inhaber/Gesellschafter von Unternehmensmandaten werden in einem eigenen Account als natürliche Personen angelegt. Die eingetragenen Lebenspartner*Innen/Ehepartner*Innen werden im selben Account eingetragen. Jedes Unternehmen, das Sie betreiben, muss zusätzlich angelegt werden. Die DATEV gibt eine 1:1-Beziehung zwischen Account und E-Mail-Adresse vor. Deshalb benötige ich bitte von Ihnen pro Inhaber/Gesellschafter und für Ihr(e) Unternehmen jeweils eine E-Mail-Adresse.

Es ist wichtig, dass die Stammdatenübermittlung vollständig ist, d.h. das alle vorhandenen Informationen (Steuernummern, Ausweisdaten, Handelsregisterdaten, Bankverbindung des Unternehmens, etc.) vor der Übersendung an uns eingegeben sein müssen. Die DATEV-Stammdatenschnittstelle ist leider derzeit noch nicht dynamisch, d.h. später übermittelte Daten müssen durch uns manuell eingetragen werden, was zu zusätzlichem Aufwand für die Einrichtung des Mandats führt.

Zusätzlich zur Übermittlung der Stammdaten über das DATEV Onboarding benötigen wir bitte von Ihnen eine Kopie Ihrer Personalausweise oder Ihrer Reisepässe. Bitte senden Sie uns ergänzend hierzu auch schon eine Kopie des Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt sowie eine Kopie zur Gewerbeanmeldung zu. Sofern noch kein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgegeben wurde, bieten wir dies gerne an.

Sobald wir alle Informationen erhalten haben, können wir Sie im System anlegen und Ihnen folgende Dokumente aufsetzen und zur Unterzeichnung zusenden:
1.    Einverständniserklärung zum Datenaustausch und -speicherung
2.    Steuerberatungsvertrag
3.    Vollmacht(en) zur Vertretung in Steuersachen
4.    Vereinbarung zu Freizeichnung Online (zwecks Freizeichnung von Steuererklärungen, E-Bilanz u.ä.)

Sofern Sie eine unverschlüsselte E-Mail-Korrespondenz wünschen, werden wir Ihnen auch hierzu eine Vorlage zur Zustimmung zusenden. Andernfalls können wir auch gerne auf verschlüsselte E-Mail-Kommunikation umstellen.

Ebenso werden wir Ihnen Vorlagen zur Zustimmung erstellen, falls Sie zur Übermittlung der E-Bilanz an das Finanzamt und/oder zur Übermittlung des Jahresabschlusses an den Bundesanzeiger verpflichtet sind und wünschen, dass wir dies für Sie übernehmen. 

Falls Sie aktuell bereits einen steuerlichen Berater haben, sollten wir bei der Abstimmung der Auftragsinhalte auch besprechen, welche Leistungen Ihr Vorberater noch erbringen soll (z.B. Buchhaltung und Jahresabschluss Altjahre, Schlussanträge für Corona-Hilfen u.ä.). Wir empfehlen die Kündigung beim aktuellen Berater erst, wenn wir gemeinsam die Inhalte und Konditionen für das neue Mandatsverhältnis vereinbart haben und mit dem bisherigen Berater vereinbart wurde, welche Leistungen dieser noch erbringen soll und ab welchem Veranlagungszeitraum Ihr auf uns Mandat übergehen soll.

Bitte klären Sie auch mit dem bisherigen Berater, wie lange er eine bestehende Vertretungsvollmacht gegenüber den Finanzbehörden noch benötigt. Wir nehmen nach Ihrer Rückmeldung an uns den Kontakt zu Ihrem ehemaligen Berater auf und führen den Datentransfer für Sie durch. Die Mitteilung über den Beraterwechsel beim Finanzamt erfolgt dann durch eine elektronische Mitteilung von uns.